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Quelle est la durée légale de conservation des documents ?

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La loi sur la transition numérique remet en question des années de fonctionnements et des process bien ancrés dans l’inconscient collectif des entreprises. Face aux demandes de la loi, beaucoup d’entrepreneurs prennent la mesure de ce qui doit être changé au sein de leur structure, à commencer par leur vision des archives papiers qui doivent, de fait, être numérisées.

Documents d’archives : quels papiers doivent être conservés ?

Pour pouvoir créer une administration digitale de qualité, il est primordial, en amont, de trier ses archives. Un problème pour beaucoup de dirigeants qui se sont souvent contentés de garder ; pour des raisons légales ; tous les documents produits ou reçus ; sans leur donner un ordre précis.

Pourtant, il serait possible de gagner de la place utile, en réduisant le nombre des archives. Si certaines doivent être gardées pendant trente ans, bon nombre d’entre elles, au bout de 2 ans, 3, 5 ou 6 ans, peuvent être supprimées. Si l’entreprise est créée depuis quelques années, ce récolement peut avoir toute son utilité.

Au-delà de la surface à gagner, c’est aussi un travail facilité, quand une instance administrative demande un document ; ce qu’elle est en mesure de faire pendant toute la durée de valeur probatoire. Un agent du fisc, par exemple, lors d’un contrôle, peut demander des pièces comptables. Celles-ci doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice social.

L’impôt sur le revenu et sur les sociétés a une valeur probatoire pendant 6 ans. Enfin, il peut demander à voir tous les documents qui ont trait à l’embauche des salariés (contrats de travail et bulletins de paie).

Une autre administration peut faire valoir son droit à se faire présenter des documents relatifs au transport de marchandises (5 ans) ou des bons de commande (10 ans). Les durées étant très variables, les entrepreneurs craignent, à raison de faire des erreurs.

Transition numérique et archives : ce qui change pour votre entreprise

La transition numérique vise à rendre les entreprises françaises plus compétitives, avec l’obligation de se tourner le plus possible vers la digitalisation. Ce test a commencé avec l’émission obligatoire de la facturation clientèle par mail ; et ce, notamment, pour limiter les frais.

Alors qu’ils ont une valeur légale identique ; ce sont les documents papiers qu’on demande souvent de présenter, au détriment des documents numériques. Cette loi laisse supposer que dans un avenir proche, il faille bientôt n’échanger que par voie dématérialisée pour toute demande, en joignant des documents. Tous les papiers dans les archives doivent donc faire l’objet d’une numérisation et d’un classement, dans un espace virtuel, pour pouvoir être récupérés en quelques instants.

Déjà en place dans certaines structures, cette nouvelle façon d’envisager l’entreprise et son fonctionnement est peu comprise par de nombreuses PME, notamment. Or, ce sont elles qui constituent l’énorme majorité des entreprises françaises. La digitalisation ne leur parle par forcément puisque seulement 11% d’entre elles ont un site internet pour promouvoir leur activité.

Contacter des sociétés d’archivage peut être la solution à envisager pour effectuer cette transition en douceur. Papiers ou documents numériques, elles peuvent se charger de trier, supprimer, numériser, et classer.